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过程改进实务 ——基于Web的软件开发管理系统

北京方正国际软件系统有限公司(以下简称方正国际)非常重视项目管理与过程改进,于2004年7月通过CMM L2评估认证。笔者作为CMM项目负责人与公司SEPG的主要成员,参与了基于CMM L2模型过程改进与认证的全过程。为巩固CMM改进成果,进一步在公司内部推广、组织及规范,提高项目管理水平;自2004年9月立项开发基于web的软件开发管理系统(以下简称iFDMS系统)

1. 方正国际开发项目的组织架构

方正国际是方正株式会社(总部设在东京,以下简称日本方正)的全资子公司;开发业务的绝大多数订单是对应日本市场的产品或系统集成项目。日方对质量和工期有严格的标准,并要求与方正国际的开发组随时保持联系,实时地掌握开发的进度、规模、成本、质量等度量数据。随着对日开发业务的扩大,方正国际原有的基于Office文档与Email的沟通体系,不再能满足分布于全球的伙伴公司合作需要。

2. iFDMS系统定位

作为公司内情报信息系统的重要组成部分,iFDMS系统定位于项目开发管理。根据客户远在日本市场,而开发活动集中在中国进行,考虑客户、公司高层、开发部门、项目等多方同时使用,确定系统的目标为:

 相关组织内项目管理的规范化,提高管理水平;

 项目管理数据公开化、过程透明化,提高沟通效率与问题处理能力;

 为后续的过程改进、公司管理信息化积累经验。

3. iFDMS系统功能

iFDMS系统一期于2005年2月相继结束各功能模块开发并达成验收,5月开始在日本方正与各关联公司使用。根据对项目管理现状的分析,确定将组织内稳定运行一年以上的项目管理流程作为目标,具体功能包括:

 相关组织内部开发合同流程管理

 开发定例报告管理

 缺陷(Bug)处理流程管理

 询问票流程管理

 其他辅助功能(包括考勤管理、人事信息管理、翻译任务管理、会议室管理、系统权限管理等)

iFDMS系统一期功能与方正国际通过CMM2级认证的组织级规范有机结合,对应了相关关键过程域的要求,其中:

关键过程域 缩写 iFDMS对应功能

软件项目策划 SPP 内部开发合同流程(立项、结项等)

软件项目跟踪和控制 SPTO 开发定例报告(工作日志、项目与部门周报等)

软件质量保证 SQA SQA问题管理、SQA周报等

软件配置管理 SCM 询问票管理、项目问题管理、缺陷处理流程、SCM周报等

供应商管理 SAM 内部合同流程(供应商相关部分)

需求管理 RM 询问票管理(需求相关部分)等

3.1. 组织内部合同流程管理

日本方正在组织内部以项目为基本单元,在营业与开发本部之间、开发本部与相关开发关联公司(包括方正国际等)之间、开发关联公司与项目之间签订内部合同,以规范成本管理并以此作为考核依据。组织内现有的基于纸面签署、传真传递的营业提案、项目概算、内部合同、内部验收流程整合到iFDMS系统,达到:

1) 明确公司内部提案、发注、验收等处理流程、角色、任务分担;

2) 及时通知相关人员完成签署任务,避免发注过程延误;

3) 提高上述流程状态的透明性,及时为领导层提供内部合同数据;

4) 提高结项管理过程效率,避免项目的非技术因素延期。

以营业提案流程为例:提案建议活动由方正国际评审委员会负责组织实施,主要任务是配合日本方正达成项目提案并进行技术可行性分析与开发预算的初步估计,主要流程见下图:

营业提案管理功能界面如下图:

3.2. 开发定例报告管理

将组织内现有的基于Office文档的项目管理与监控的工作日志、项目周报、月报、资源统计、SQA/SCM周报、流程整合到iFDMS系统,达到:

1) 明确工作日志、周报、月报以及相关的问题列表、资源统计等任务的流程、角色、任务分担;

2) 及时传递项目管理类信息,发现并处理管理问题;

3) 整理、分析、共享项目管理数据,为高层领导提供直观、真实的数据与报告;

3.2.1. 工作日志

iFDMS系统提供了基于项目的日志新建、删除、修改、列表/排序、检索、签署等基本功能,并根据组织级度量的要求,对日志中的数据实施统计与分析。

方正国际根据本公司实际情况对开发任务按照工程与过程进行分类:

工程类以瀑布式生命周期模型为基础,按开发阶段分为立案调查、需求分析、概要设计、详细设计、编码/单元、集成测试、系统测试、验收测试、维护等大类,再对各阶段任务进行小类的细分。以需求分析阶段为例,包括用户走访、讨论沟通、草稿做成、内部评审、客户评审、式样升级、技术预研、系统测试用例做成、系统测试式样做成等。

过程类以辅助开发的管理、支持等任务为主,分为会议、培训/学习、项目管理、品质保证、配置管理、部门管理、翻译管理、其它等大类,并相应细分为小类。以品质保证为例,包括计划制订/评审、支持开发工作、产品/过程评审、周报月报、SQA例会、度量分析等。

根据员工每天提交的日志数据,可以在时间上按日、周、月进行统计,在范围上按个人、项目组进行统计。统计结果即时更新,并与考勤模块提供的数据相对照,随时生成饼图样式的报表如下图:

3.2.2. 周报

方正国际的周报体系包括项目(包括开发、预研、维护等各类项目)开发周报、部门周报、SQA周报、SCM周报、日本方正开发周报等。

以项目开发周报为例,每周由开发经理负责提交,内容包括:

 项目基本情况:项目人员构成与资源基本情况;

 项目进展:按照阶段点、里程碑、项目整体三级数据的预定与实际值标识项目进度;

 项目问题统计:对缺陷情况、项目问题、SQA问题、风险、需求变更情况等数据的统计;

 上周预定/本周实绩/下周计划:对照上周预定任务,报告本周项目工作情况与进展状况,调整下周任务目标;

 联络事项:项目角度需提出报告请上级处理的问题;

 项目S级问题列表:定义为S级(最高级别)的项目问题列表,提请相关人员跟踪解决;

 资源使用情况统计:对本周项目使用资源情况进行统计与分析(允许兼项情况发生)

3.2.3. 项目损益月报

项目收支损益管理是基于项目为核心的进度、工数、财务数据的综合管理。通过日本方正营业部门、日本方正开发部门、关联公司开发组与各级管理部门的数据采集与分析,结合财务模型建立对项目收支损益的实时监控。主要功能包括:月度财务情报导入功能(CSV数据导入与预处理)、公司全体项目收支损益一览表(检索/排序/批量导出XLS)、项目别收支损益月报(数据分析、月度实绩推移图<参见下图>、月度开发费予实推移、数据导出XLS/打印等)。功能架构参见下图:

3.3. 缺陷处理流程管理

将方正国际正在使用的基于Lotus Notes平台的缺陷管理系统移植到iFDMS系统达到:

1) 明确缺陷报告单的提出、分配、修改、验证、反馈等处理流程、角色、任务分担;

2) 使客户、日本方正开发本部与中国开发组同步、及时、准确地了解项目内缺陷修正状态,提高缺陷处理效率并保证质量;

3) 实时提供项目缺陷列表,便于报告缺陷状态;

4) 积累缺陷处理数据,供总结项目生产率、缺陷修正率、质量标准等提供依据。

3.4. 询问票流程管理

将现有的基于Office文档的项目相关管理与监控的询问票(包括询问票管理、项目问题管理、SQA问题管理等)管理流程整合到iFDMS系统,达到:

1) 明确询问票流程、角色、任务分担;

2) 及时通知相关人员完成询问票反馈任务,避免时间延误;

3) 提高上述流程状态的透明性,及时为领导层提供内部沟通情况数据。

4. 持续改进

iFDMS系统投入实际使用后,在国内开发组与日方客户间建立了基于Web通畅的开发管理信息流,提高了信息透明度与问题解决效率。为了使开发管理系统的数据在公司信息情报管理中发挥更大的作用,结合方正国际自2005年8月启动的CMMI 3级认证项目对组织级过程的规范化要求,iFDMS 2期开发日前已经立项启动。确定将需求跟踪管理、同行评审管理、风险管理、培训管理等流程管理作为开发目标,配合CMMI认证项目的组织及过程资产建立,开发面向客户、营业、开发的过程资产库,更好的为公司提供最佳实践的积累。